Smart Working: qualche considerazione da chi lo pratica abitualmente.

Da quando siamo nati ci siamo dati la libertà di lavorare dove vogliamo come priorità. Qui raccontiamo la nostra esperienza in tempi di remote working imposti dal coronavirus.

Knoweb è un’agenzia relativamente giovane: lavoravamo già da tempo insieme, collaborando come freelance, ma offrivamo servizi d’agenzia, quindi, perché non essere veramente un’agenzia?

Quello che ci aveva sempre frenato dal fare questo passo era la paura della perdita della flessibilità che l’essere dei freelance ci dava. Quindi l’agenzia è nata sul presupposto che ci sono scadenze da rispettare, riunioni da fare, incontri con il cliente a cui presenziare, per il resto: liberi tutti.

La scelta per noi è risultata vincente: i clienti si sono affezionati, ne sono arrivati molti nuovi e pochissimi hanno cercato altre strade.
Certo questo sistema implica un’organizzazione rigorosa.

Un calendario condiviso.

Tutti devono sapere su chi poter contare e con che tempi, impegni e scadenze. Per questo usiamo Google Calendar, e ci troviamo molto bene.

Documenti raggiungibili.

I documenti non grafici su cui lavoriamo a più mani li gestiamo con Google Docs, nelle sue declinazioni Documenti, Fogli e Moduli (per le presentazioni usiamo altro). È comodo e immediato.

Per le presentazioni, quando ci servono online, usiamo Prezi.

Per la realizzazione dei flussi usiamo Coggle e per il disegno partecipativo delle interfacce Mockflow.

Presenza faccia a faccia.

Skype è sempre un buon mezzo per le riunioni veloci, anche con i clienti più informali. Spesso usiamo anche Hangouts Meet o semplici videochiamate con WhatsApp o FaceTime.

A volte i partecipanti sono numerosi e richiedono interazioni differenti, quindi servono mezzi più “professionali”.
Per questo tipo di riunioni a distanza le nostre preferenze cadono su Zoom Us o WebEx. Nelle versioni free il numero di partecipanti e le funzioni sono limitate.

Organizzazione dei lavori.

A volte ci sono progetti con tanti piccoli lavori dalle scadenze precise e dal team più ampio. In questo caso abbiamo trovato molto utile Trello.
È semplice, veloce, chiaro. È come avere una parete virtuale di post it e per ogni lavoro hai le persone interessate, a che punto è il lavoro e i documenti allegati.

Un ottimo tool per organizzare le proprie attività è Nirvana, ma non permette lo sharing di più utenze. Noi abbiamo risolto utilizzando tutti lo stesso account 😉

Slack, sì o no?
Probabilmente Slack è il più famoso tool per il lavoro in team. Noi l’abbiamo provato, ma non ci ha entusiasmato.
Forse è perfetto per team di lavoro più grandi, con una massa di email e di progetti ancora più grandi ma a noi non ha così semplificato il lavoro e ai nostri clienti non è piaciuto così tanto.
È comunque un ottimo prodotto, che permette di seguire in modo facile i progetti e di avviare conversazioni tra i vari membri di un team.

Il metodo perfetto.

Non esiste un metodo perfetto, la soluzione è molto personale.
I tool per lo smart working sono tanti e in continua evoluzione. Il nostro consiglio è provare quelli che più vi ispirano e di vedere cosa fa per la vostra azienda e per le persone del vostro team: non ci sono soluzioni buone per tutti.

La nostra esperienza, però, ci ha insegnato che la cosa più importante non è il tool che viene usato, ma la comunicazione.
Quando non si lavora gomito a gomito bisogna essere ancora più chiari: nessun messaggio deve essere interpretabile, ma sempre univoco: ogni fraintendimento fa perdere tempo e lavorare male.

Le priorità e i tempi vanno sempre concordati precisamente. I bisogni di tempi personali vanno comunicati al team, in modo che si sappia sempre quali sono le risorse a disposizione.
E soprattutto, ovunque tu sia quello è il tuo ufficio, e la concentrazione richiesta è sempre quella richiesta da un ufficio. Organizzate quindi tutte le attività extralavorative in quest’ottica, in modo da avere meno distrazioni possibili.

Prendete tempo anche per le relazioni: organizzate pause caffè virtuali, dove fare due chiacchiere proprio come in ufficio. Le relazioni sono comunque linfa vitale per qualsiasi attività.

Noi stiamo lavorando a pieno regime, come al solito, solo che per il momento le riunioni live sono rimandate.
#iorestoacasa